Doporučení malým knihovnám ohledně nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES, známého též pod zkratkou GDPR.
Příručka pro knihovny (dále jen Příručka) viz http://ipk.nkp.cz/legislativa/01_LegPod/ochrana-osobnich-udaju/ochrana-osobnich-udaju-prirucka-pro-knihovny. Prezentace z obsahu příručky viz https://www.knihovnahk.cz/pro-knihovniky/sluzby/materialy-k-vyuziti/aktiv-knihovniku-2018.
Úřad pro ochranu osobních údajů na svých stránkách https://www.uoou.cz/zverejnene-metodiky/d-28765/p1=3938 uvedl mezi doporučenými metodickými materiály i odkaz na tuto Příručku.
Další informace o ochraně os. údajů k dispozici na webu Národní knihovny ČR http://ipk.nkp.cz/legislativa/01_LegPod/ochrana-osobnich-udaju.
V souvislosti s GDPR by se i malé knihovny měly zaměřit na:
- vybavení knihoven
- přihlášky čtenáře
- knihovní řád
- automatizované knihovní systémy
- webové stránky
- veřejný internet
Vybavení knihoven
V každé knihovně musí být uzamykatelná skříň na listinné materiály, kam se vždy uloží vše, co obsahuje osobní údaje.
Přihlášky čtenáře
Nově to bude smlouva se čtenářem. Týká se nových i současných čtenářů. Nové čtenáře registrovat pomocí nových formulářů přihlášky=smlouvy. U starých čtenářů podle možností knihovny co nejdříve uzavřít nové smlouvy. Vyhotoví se ve dvou kopiích – jedna pro čtenáře a druhá pro knihovnu.
Lze použít přílohu z Příručky viz kapitola 3.1 Registrovaní uživatelé
- Vzor přihlášky - děti do 15 let (.docx)
- Vzor přihlášky dospělí starší 15 let (.docx)
nebo viz příloha smlouva_ctenare_GDPR, vytvořenou Knihovnou města Hradce Králové a ověřenou v právnické kanceláři. Upravte dle svých potřeb.
Knihovní řád
Nařízení GDPR a nové přihlášky čtenářů se musí promítnout i do knihovního řádu. Buď knihovna, resp. její zřizovatel, schválí nový knihovní řád viz Příručka rovněž kapitola 3.1 Registrovaní uživatelé
- Vzor knihovního řádu malé knihovny a poučení pro uživatele (.docx) .
Nebo ke stávajícímu knihovnímu řádu připojí přílohy:
- prilohaGDPR_stareho_knih_radu (o změnách ve starém KŘ – upravit dle konkrétní situace)
- PrilohaKR_Pouceni_o_ochrane_os_udaju (o tom, co a proč se děje s osobními údaji čtenářů - upravit dle konkrétní situace, zda knihovna má nebo nemá AKS)
Knihovna má automatizovaný knihovní systém (AKS)
Poskytovatel AKS (v okrese Hradec Králové to je firma LANius s.r.o., Tábor http://www.lanius.cz) je zpracovatel osobních údajů čtenářů, proto knihovny musí mít s firmou smlouvu o zajištění ochrany osobních údajů. Kontaktujte firmu.
Informace z webu firmy:
GDPR v knihovních systémech Clavius a Tritius
Nová verze knihovního systému Clavius bude vydána 9.5.2018 a to zejména z důvodů snahy doplnit co nejpřesněji potřebné změny, které nařízení vyžaduje nebo doporučuje.
Dále
- Pro přístup do PC a AKS musí mít knihovník dostatečně silné heslo.
- Při jakémkoliv opuštění místnosti musí být AKS vypnutý.
Rychlokurz pro tvorbu silného hesla
Heslo by mělo splňovat následující parametry:
- být dlouhé min. 8 znaků,
- nemělo by obsahovat slovo, které lze nalézt ve slovníku,
- nesmí být stejné jako uživatelské jméno a ani mít logický vztah k uživateli (přezdívka, jméno manželky, rodné číslo apod.),
- nesmí obsahovat opakující se znaky a posloupnosti,
- heslo je unikátní a uživatel ho nevyužívá pro přístup k dalším informačním zdrojům mimo knihovnu,
- heslo nesmí vědět nikdo jiný.
Knihovna nemá automatizovaný knihovní systém
Tzn, že se používá stará knihovnická praxe výpůjčních sáčků a knižních lístků.
- Výpůjční sáčky čtenářů – označovat nejlépe pouze číslem čtenářského průkazu.
- Celý zásobník na všechny čtenářské sáčky nesmí být nikdy volně přístupný na výpůjčním pultu. Ukládat v uzamčených prostorách.
- Knižní lístky - NIKDY na ně nepsat jméno čtenáře! Pouze datum a číslo čtenářského průkazu.
Webové stránky
- Webové prezentace knihoven obecně neobsahují žádné osobní údaje.
- Měly by být umístěné na https – viz Webové stránky knihoven - přechod na protokol HTTPS (Doporučení Ústřední knihovnické rady ČR) http://ipk.nkp.cz/legislativa/01_LegPod/ochrana-osobnich-udaju .
- Pro knihovny je důležité, aby katalog byl umístěný na chráněných https. To zajistí poskytovatel AKS.
- Pokud knihovna využívá šablonu webu pro malou knihovnu od Knihovny města Hradce Králové http://webknihovny.cz/ , bude vše v pořádku. Pracujeme na převodu šablony na nový server a po té přejdeme též na https zdarma se všemi šablonami (pokud bude možnost využívat certifikát zdarma od autority Let's Encrypt ).
Ve webových prezentacích knihoven budou největším problémem vystavené fotografie.
- Neexistuje jasný výklad GDPR ohledně používání fotografií na webu.
- Mohou se bez problémů použít fotografie, o kterých se dá říci, že pouze dokumentují průběh nějaké akce či dění v knihovně. Tyto fotografie by měly být nejlépe skupinové, z dálky, nic konkrétního.
- Týká se všech fotografií na webech knihoven – ne jen těch nových, ale všech historicky na webu použitých a stále zveřejněných – projděte a zkontrolujte si!
- Hlavně pozor na fotografie dětí!
- Doporučuje se větší opatrnost, než bylo běžné.
- Pozor – že má škola, která přijde na pořad do knihovny s dětmi, souhlas rodičů s fotografováním, neznamená, že tento souhlas má taky knihovna a může fotit a fotky vystavovat. Lze využít jen prolink na případnou fotogalerii školy.
- V prostorách, kde se konají akce knihovny, umístěte upozornění pro návštěvníky, že se během akce bude pro propagační účely knihovny fotografovat. Tuto informaci sdělte i ústně při začátku akce. Dejte účastníkům možnost vyjádřit nesouhlas s fotografováním a tuto jejich vůli respektujte. Příklad písemného upozornění, které umístíte v prostorách, kde se fotí - viz příloha upozorneni_na_fotografovani.
- Fotografií na webu se nechceme vzdát. Musíme se jen naučit, které fotografie jsou vhodné a které ne.
Počítače pro veřejnost v knihovnách
Knihovny v rámci svých služeb standardně provozují veřejně přístupné počítače. Registrovaní čtenáři i anonymní návštěvníci z nich mohou přistupovat do svých e-mailových schránek, tisknout své dokumenty, skenovat nebo stahovat soubory. Často před opuštěním počítače své soubory neodstraní a ty pak mohou zůstat přístupné dalším uživatelům.
Knihovna musí osobní údaje svých uživatelů chránit a platí to i v tomto případě. Pouhé upozornění, že uživatelé mají své soubory mazat, není dostatečné.
Řešením může být speciální SW, který po každém uživateli restartuje PC a uvede do původního nastavení, nebo na PC nastavit omezení pro uživatele – nemohou nic stahovat, instalovat apod.